En 2009, Paul Miller, le fondateur de Digital Workplace Group (Groupe des Espaces de Travail Numériques) a introduit le terme pour décrire un vaste écosystème de technologies appliquées aux espaces de travail. Depuis, l’idée d’avoir un espace de travail numérique a évolué et continue son évolution pendant encore de nombreuses années.
Un digital Workplace regroupe tout ce dont un collaborateur a besoin pour travailler sans avoir à se déplacer. Il s’agit donc d’un espace de travail numérique où se trouve les informations et des fonctionnalités utiles pour mener ses missions et effectuer ses tâches quotidiennes d’une manière optimal. Au sein de cet environnement, le collaborateur communique aisément avec ses collègues, partage des ressources et collabore sur des projets et des activités, le digital Workplace peut ainsi regrouper :
Les outils de gestion de projet, Une messagerie instantanée et collaborative, un outil de gestion documentaire (stockage, partage et coédition de fichiers à plusieurs) ;
L’intranet ; Le réseau social d’entreprise ; Une suite bureautique ; ainsi que Les applications RH. Le choix dépend de l’entreprise sa taille et son mode de fonctionnement.
Parmi les avantages de la mise en œuvre d’un lieu de travail numérique, nous retrouvons : l’amélioration de la communication interne de l’entreprise; le renforcement du travail en équipe et la simplification de la transmission des informations grâce aux outils collaboratifs. Cependant, ces avantages ne sont pas limités, chaque entreprise peut découvrir divers intérêts spécifiques à l’implémentation d’un Digital Workplace. Il est essentiel de réaliser des enquêtes en interne afin de faire des suivis, recevoir des feedbacks et détecter les axes d’améliorations.
Retour sur Investissement : Un Indicateur Clé pour Justifier l’Adoption d’un Digital Workplace
Depuis que nous sommes entrés dans un « new normal » post pandémie. Le travail hybride est devenu la référence. Les entreprises sont donc obligées de procurer aux collaborateurs l’environnement compatible avec ce nouveau modèle. Chaque entreprise peut mesurer le ROI (Return of Investment) de son digital Workspace, cela permet de quantifier l’impact financier de cette solution sur l’organisation. Une estimation du ROI peut donc justifier le choix d’intégration d’une telle ou telle solution numérique dans le système d’information de l’entreprise.
Les Défis du Digital Workplace
Les outils numériques, lorsqu’ils sont utilisés de manière correcte peuvent améliorer l’efficacité et l’accessibilité aux informations. Cependant, nous pouvons avoir des risques de déshumanisation d’où la nécessité de maintenir une approche centrée sur l’individu.
En effet, l’excès de dépendance aux outils numériques peut conduire à une perte de l’aspect personnel et empathique. Les compétences telles que l’empathie, la compréhension et la communication interpersonnelles restent indispensables. Elles ont un impact significatif sur la satisfaction et la motivation des employés ainsi que sur la performance de l’organisation.
Le digital Workplace s’impose aujourd’hui comme un levier essentiel pour améliorer la productivité, la collaboration et la flexibilité des entreprises. Toutefois, il est essentiel de garder un certain équilibre entre technologie et interaction humaine. Chaque entreprise devrait donc opter pour une digitale Workspace qui allie à la fois l’innovation technologique et relations interpersonnelles solide afin de pérenniser son efficacité sur le long terme.
